VERBİS Kayıtlarına İlişkin Hatırlatma Notu

Veri Sorumluları Sicili (”VERBİS”) 6698 sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanunu (”Kanun”) uyarınca veri sorumluları olarak addedilen gerçek ve tüzel kişilerin kayıt olmak zorunda oldukları ve bu kişilerin gerçekleştirmiş oldukları veri işleme faaliyetleri ile ilgili her türlü bilgiyi beyan ettikleri bir kayıt sistemidir. Veri sorumlularının, Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun (”Kurul”) gözetiminde Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulmakta olan Veri Sorumluları Siciline kaydolmaları zorunludur. Kurul, veri sorumlularının başta istihdam etmiş olduğu personellere ve ticari ilişki içerisinde oldukları müşterilerine ilişkin işlemiş olduğu her türlü kişisel verinin kontrol altına alınması ve bunların usulüne uygun bir şekilde VERBİS kaydı ile Kişisel Veri Envanteri’ne geçirilmesi gerektiğini belirtmekte, kişisel verilerin veri sorumlusu gerçek ve tüzel kişiler tarafından işlenmesinde şeffaflığın ve hesap verilebilirliğin sağlanabilmesini ve kişisel verilerin korunması hususunda şirketlerde bir kültür ve farkındalık yaratmayı amaçlamaktadır. Bu sebeple veri sorumlularının gelişigüzel veri işleme faaliyetlerine son vermesi ve Kanun tarafından üstlendikleri yükümlülüklerin eksiksiz bir şekilde yerine getirilmesi adına bu alanda uzman hukuk bürolarından gereken düzeyde hukuki eğitim ve denetim ile teknik desteği alması büyük önem arz etmektedir.

Kanun’un geçici 1.maddesine göre yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’nin üzerinde olan veri sorumluları için belirlenen VERBİS’e kayıt yükümlülüğünün son tarihi 30 Eylül 2020 tarihinde sona erdi. Ancak KVK Kurulu aldığı karar ile söz konusu kriterleri sağlayan bazı veri sorumlularının COVID-19 ile mücadele kapsamında fiili, teknik ya da hukuki imkânsızlık nedeniyle Sicile kayıt yükümlülüğünü yerine getiremediği gözönüne alarak, Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmeliğin 8 inci maddesi uyarınca ve Kanunun Geçici 1 inci maddesiyle Kurula verilmiş olan yetki çerçevesinde, Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlülüğünü yerine getirmesi için şirketlere otuz gün ek süre verilmesine karar vermiştir.

VERBİS’e kayıt süresince veri sorumluları tarafından dikkat edilmesi gereken bir diğer noktaysa kanunen VERBİS’e kayıt yükümlülüğü bulunan veri sorumlularının VERBİS’e kayıt işleminden önce hazırlamakla yükümlü oldukları Kişisel Veri Envanteri’ne ilişkindir. Kişisel Veri Envanteri ile veri sorumluları kendileri veya şirketleri kapsamında yürüttükleri ve veri işleme faaliyeti niteliğinde olan her türlü faaliyeti listelemek ve bunları bir envanterde toplamakla yükümlüdür.

Kişisel Veri Envanteri’nin Kanun’a uygun bir şekilde hazırlanabilmesi, veri sorumlusu bünyesinde insan kaynakları, muhasebe, IT vb. gibi farklı birçok alanda gerçekleştirilen veri işleme faaliyetlerinin açık bir şekilde envanterlere geçirilmesi, VERBİS girişlerinde herhangi bir eksiklik ve hataya yer verilmemesi ve VERBİS kaydının hukuki ve teknik bir bakış açısıyla Kanun’a ve Kurul’un direktiflerine uygun bir şekilde gerçekleştirilebilmesi adına veri sorumluları tarafından bu süreçte hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alınması büyük bir önem arz etmektedir. Aksi halde VERBİS kayıtlarında Kanun’a ve hukuka uygun olmayan veri girişlerinin yapılması ve Kişisel Veri Envanterlerinin şirket faaliyetlerinin tamamını yansıtmayacak ya da bunları yanlık yansıtacak şekilde hazırlanması halinde Kanun uyarınca veri sorumluları 1 milyon 802 bin TL’ye kadar idari para cezalarına tabi tutulabilmektedir. Bu sebeple söz konusu risklerin en aza indirilmesi ve Kanun’un veri sorumlusuna yüklediği yükümlülüklerin eksiksiz bir şekilde yerine getirilebilmesi adına veri sorumluları tarafından sürecin profesyonel ellerce dikkatli bir şekilde yürütülmesinin şirketler için hayati önem taşıdığını belirtmekte fayda bulunmaktadır.