VERBİS Kayıtlarına İlişkin Hatırlatma Notu

Veri Sorumluları Sicili (”VERBİS”) 6698 sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanunu (”Kanun”) uyarınca veri sorumluları olarak addedilen gerçek ve tüzel kişilerin kayıt olmak zorunda oldukları ve bu kişilerin gerçekleştirmiş oldukları veri işleme faaliyetleri ile ilgili her türlü bilgiyi beyan ettikleri bir kayıt sistemidir. Veri sorumlularının, Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun (”Kurul”) gözetiminde Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulmakta olan Veri Sorumluları Siciline kaydolmaları zorunludur. Kurul, veri sorumlularının başta istihdam etmiş olduğu personellere ve ticari ilişki içerisinde oldukları müşterilerine ilişkin işlemiş olduğu her türlü kişisel verinin kontrol altına alınması ve bunların usulüne uygun bir şekilde VERBİS kaydı ile Kişisel Veri Envanteri’ne geçirilmesi gerektiğini belirtmekte, kişisel verilerin veri sorumlusu gerçek ve tüzel kişiler tarafından işlenmesinde şeffaflığın ve hesap verilebilirliğin sağlanabilmesini ve kişisel verilerin korunması hususunda şirketlerde bir kültür ve farkındalık yaratmayı amaçlamaktadır. Bu sebeple veri sorumlularının gelişigüzel veri işleme faaliyetlerine son vermesi ve Kanun tarafından üstlendikleri yükümlülüklerin eksiksiz bir şekilde yerine getirilmesi adına bu alanda uzman hukuk bürolarından gereken düzeyde hukuki eğitim ve denetim ile teknik desteği alması büyük önem arz etmektedir.

Kanun’un geçici 1.maddesine göre yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’nin üzerinde olan veri sorumluları için belirlenen VERBİS’e kayıt yükümlülüğünün son tarihi 31 Aralık 2019 tarihinden 30 Haziran 2020 tarihine ertelenmiştir. Ayrıca bu eşikleri geçen veri sorumluları için VERBİS’e kayıt yükümlülüğünün başlangıç tarihi ise 1 Ekim 2018’dir. Bununla birlikte bu eşikleri aşmasa dahi kamu kurum ve kuruşları ile ana faaliyet konusu sağlık verileri gibi özel nitelikli kişisel veri işleme olan veri sorumlularının da VERBİS’e kayıt yükümlülüğü bulunmaktadır. Bu kurumlar için belirlenen VERBİS’e son kayıt tarihleri de Kurul’un internet sitesinde kamuya açık bir şekilde yayımlanmıştır.

Kurul tarafından VERBİS’e kayıt tarihinin ertelenmesinin başlıca sebebi konuya ilişkin olarak yeterli bilgiye sahip olmayan veri sorumlusu gerçek ve tüzel kişilerin yüksek idari para cezaları sebebiyle mağdur olmasının önüne geçilmesi ile hali hazırda birtakım veri sorumlularınca VERBİS’e yapılan kayıtlarda birçok teknik ve hukuki yanlışlığın tespit edilmiş olmasıdır. Kurul bu yanlışlıkların ilgili veri sorumluları tarafından düzeltilmesi ve Kanun uyarınca VERBİS’e kayıt yükümlülüğü bulunup da henüz kaydını gerçekleştirmemiş veri sorumlularının başta Kanun’a ve hukuka uygun olacak şekilde VERBİS’e kayıtlarının gerçekleştirilmesi amacıyla veri sorumlularına ek süre verme yoluna gitmiş, VERBİS’e kayıt için son tarihi 30 Haziran 2020 olarak belirlemiştir.

VERBİS’e kayıt süresince veri sorumluları tarafından dikkat edilmesi gereken bir diğer noktaysa kanunen VERBİS’e kayıt yükümlülüğü bulunan veri sorumlularının VERBİS’e kayıt işleminden önce hazırlamakla yükümlü oldukları Kişisel Veri Envanteri’ne ilişkindir. Kişisel Veri Envanteri ile veri sorumluları kendileri veya şirketleri kapsamında yürüttükleri ve veri işleme faaliyeti niteliğinde olan her türlü faaliyeti listelemek ve bunları bir envanterde toplamakla yükümlüdür. Kurul 31 Aralık 2019 tarihine kadar VERBİS kaydını gerçekleştiren veri sorumlularından pek çoğunun kaydını Kişisel Veri Envanteri’ni hazırlamamış olmalarından ya da eksik envanter hazırlamış olduklarından dolayı geçersiz saymıştır ve kanuni yükümlülüklerini eksik bir şekilde yerine getirdiklerini belirterek Kişisel Veri Envanteri’nin hazırlanabilmesi adına bu süreyi 30 Haziran 2020’ye uzatmıştır.

Kişisel Veri Envanteri’nin Kanun’a uygun bir şekilde hazırlanabilmesi, veri sorumlusu bünyesinde insan kaynakları, muhasebe, IT vb. gibi farklı birçok alanda gerçekleştirilen veri işleme faaliyetlerinin açık bir şekilde envanterlere geçirilmesi, VERBİS girişlerinde herhangi

bir eksiklik ve hataya yer verilmemesi ve VERBİS kaydının hukuki ve teknik bir bakış açısıyla Kanun’a ve Kurul’un direktiflerine uygun bir şekilde gerçekleştirilebilmesi adına veri sorumluları tarafından bu süreçte hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alınması büyük bir önem arz etmektedir. Aksi halde VERBİS kayıtlarında Kanun’a ve hukuka uygun olmayan veri girişlerinin yapılması ve Kişisel Veri Envanterlerinin şirket faaliyetlerinin tamamını yansıtmayacak ya da bunları yanlık yansıtacak şekilde hazırlanması halinde Kanun uyarınca veri sorumluları 1 milyon 400 bin TL’ye kadar idari para cezalarına tabi tutulabilmektedir. Bu sebeple söz konusu risklerin en aza indirilmesi ve Kanun’un veri sorumlusuna yüklediği yükümlülüklerin eksiksiz bir şekilde yerine getirilebilmesi adına veri sorumluları tarafından sürecin profesyonel ellerce dikkatli bir şekilde yürütülmesinin şirketler için hayati önem taşıdığını belirtmekte fayda bulunmaktadır.